Das notarielle Kostenrecht wird maßgeblich durch das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geprägt. Anders als im allgemeinen Vertragsrecht sind Notare bei der Bestimmung ihrer Vergütung allerdings nicht frei; die Höhe der Gebühren ergibt sich zwingend aus den gesetzlichen Gebührentatbeständen des Kostenverzeichnisses zum GNotKG und richtet sich regelmäßig nach dem Geschäftswert des zugrunde liegenden Rechtsgeschäfts.
Konflikte im Zusammenhang mit notariellen Gebühren entstehen daher in der Praxis weniger hinsichtlich der grundsätzlichen Vergütungspflicht als vielmehr bezüglich der korrekten Berechnung des Geschäftswerts sowie der formellen Ausgestaltung der Kostenrechnung.
Der Beschluss des Oberlandesgericht Karlsruhe vom 7. April 2025 verdeutlicht in diesem Zusammenhang, dass im Notarkostenrecht nicht allein die materielle Richtigkeit der Gebührenberechnung maßgeblich ist. Vielmehr kommt der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen formellen Anforderungen an eine Kostenrechnung eigenständige Bedeutung zu. Bereits formelle Mängel können zur Unwirksamkeit der Kostenberechnung führen.
I. Sachverhalt
Dem Verfahren lag eine Auseinandersetzung zwischen einem Unternehmen und einem Notar über die Rechtmäßigkeit einer notariellen Kostenrechnung zugrunde.
Der Notar hatte im Jahr 2019 die Änderung eines Unternehmensvertrages – konkret eines Gewinnabführungsvertrages – beurkundet. Auf Grundlage dieser Beurkundung stellte er zunächst eine Kostenrechnung über etwa € 4.300 aus. Der Gebührenberechnung lag ein geschätzter Geschäftswert von rund einer Million Euro zugrunde.
Das betroffene Unternehmen hielt diese Bewertung für überhöht und stellte die Berechnungsgrundlage infrage. Im Zuge der anschließenden Korrespondenz änderte der Notar seine Bewertung des Geschäftswerts und legte nunmehr die durchschnittlichen Jahresverluste des Unternehmens als maßgeblichen Maßstab zugrunde. Diese Neubewertung führte zu einer erheblichen Erhöhung des angesetzten Geschäftswerts.
Als dem Unternehmen später eine vollstreckbare Ausfertigung der Kostenrechnung zugestellt wurde, belief sich die Forderung auf über € 14.000.
Das Unternehmen wandte sich hiergegen und rügte neben der Gebührenhöhe insbesondere die formelle Gestaltung der Kostenrechnung. Nach seiner Auffassung fehlten mehrere gesetzlich vorgeschriebene Angaben.
II. Rechtliche Ausgangslage
Die Erhebung notarieller Gebühren setzt nach dem GNotKG voraus, dass eine ordnungsgemäße Kostenrechnung erstellt wird. Maßgeblich sind insoweit die Vorgaben des § 19 GNotKG.
Danach muss eine Kostenrechnung insbesondere enthalten:
- die Bezeichnung des Geschäfts oder Verfahrens,
- die Nummern der angewandten Kostenverzeichnispositionen,
- den zugrunde gelegten Geschäftswert sowie
- die Berechnung der einzelnen Gebühren und Auslagen.
Diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen mehrere zentrale Funktionen.
1. Transparenzfunktion
Die Kostenrechnung soll dem Kostenschuldner ermöglichen, die erhobenen Gebühren nachvollziehen zu können. Er muss erkennen können, auf welcher gesetzlichen Grundlage die Forderung beruht und wie sich deren Höhe zusammensetzt.
2. Kontrollfunktion
Die formelle Ausgestaltung dient zugleich der gerichtlichen Kontrolle im Kostenprüfungsverfahren. Nur eine vollständig dokumentierte Gebührenberechnung ermöglicht eine effektive Überprüfung durch die Gerichte.
3. Vollstreckungsfunktion
Schließlich bildet die ordnungsgemäße Kostenrechnung die Grundlage für eine mögliche Vollstreckung der Gebührenforderung.
Fehlen wesentliche Angaben, kann die Kostenrechnung deshalb formell unwirksam sein.
III. Entscheidung des Gerichts
Das Oberlandesgericht Karlsruhe gab der Beschwerde teilweise statt und stellte fest, dass die streitige Kostenrechnung den formellen Anforderungen des GNotKG nicht genügte.
Entscheidend war dabei nicht die Frage, ob der angesetzte Geschäftswert materiell zutreffend bestimmt worden war. Vielmehr beanstandete das Gericht die formelle Gestaltung der Kostenrechnung.
Nach Auffassung des Senats fehlten in der Kostenrechnung insbesondere konkrete Angaben zu den gesetzlichen Wertvorschriften, auf deren Grundlage der Geschäftswert bestimmt worden war. Dadurch sei für den Kostenschuldner nicht hinreichend nachvollziehbar gewesen,
- welche Gebühren im Einzelnen erhoben wurden,
- auf welcher gesetzlichen Grundlage diese beruhen und
- wie der zugrunde gelegte Geschäftswert ermittelt wurde.
Eine Kostenrechnung müsse nach dem GNotKG so ausgestaltet sein, dass sie dem Kostenschuldner eine eigenständige Überprüfung der Gebührenforderung ermögliche. Werden die maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften nicht angegeben, könne diese Funktion nicht erfüllt werden.
Das Gericht hob daher sowohl die Entscheidung der Vorinstanz als auch die streitige Kostenrechnung auf.
Gleichzeitig stellte der Senat richtigerweise klar, dass die formelle Unwirksamkeit einer Kostenrechnung nicht automatisch zu einem Rückzahlungsanspruch führt, wenn die Gebühren bereits entrichtet wurden. Ein solcher Anspruch müsse gesondert geltend gemacht werden.
IV. Rechtsprechungskontext
Die Entscheidung steht in einer gefestigten Rechtsprechung zur formellen Ordnungsmäßigkeit notarieller Kostenrechnungen.
Bereits der Bundesgerichtshof hat mehrfach betont, dass eine Kostenrechnung nur dann Grundlage einer Gebührenforderung sein kann, wenn sie den gesetzlichen Mindestanforderungen entspricht. Die formelle Ordnungsmäßigkeit ist danach eigenständige Voraussetzung der Durchsetzbarkeit der Gebührenforderung.
Auch verschiedene Oberlandesgerichte haben hervorgehoben, dass insbesondere folgende Angaben zwingend erforderlich sind:
- die genaue Gebührenvorschrift des Kostenverzeichnisses,
- der konkret angesetzte Geschäftswert sowie
- die Herleitung dieses Wertes, sofern sie nicht ohne Weiteres ersichtlich ist.
Fehlt eine dieser Angaben, kann die Kostenrechnung unwirksam sein und keine vollstreckbare Grundlage für die Gebührenforderung bilden.
Der Beschluss des OLG Karlsruhe fügt sich damit in eine Linie von Entscheidungen ein, die die Bedeutung der formellen Transparenz im notariellen Kostenrecht betonen.
V. Praktische Bedeutung
Die Entscheidung besitzt erhebliche praktische Relevanz für die notarielle Praxis.
1. Konsequenzen für Notare
Für Notare folgt aus der Entscheidung die Notwendigkeit besonderer Sorgfalt bei der Erstellung von Kostenrechnungen. Selbst vermeintlich geringfügige Versäumnisse – etwa das Unterlassen der Angabe bestimmter gesetzlicher Wertvorschriften – können dazu führen, dass die gesamte Kostenrechnung als formell fehlerhaft angesehen wird.
2. Bedeutung für Kostenschuldner
Für Kostenschuldner eröffnet die Entscheidung zugleich zusätzliche Möglichkeiten der Überprüfung notarieller Gebührenforderungen. Neben der materiellen Richtigkeit der Gebührenhöhe kann auch die formelle Ordnungsmäßigkeit der Kostenrechnung Gegenstand eines Kostenprüfungsverfahrens sein.
Gerade bei hohen Geschäftswerten kann eine solche Prüfung erhebliche wirtschaftliche Bedeutung erlangen.
3. Auswirkungen auf die gerichtliche Praxis
Schließlich bestätigt die Entscheidung eine in der gerichtlichen Praxis häufig zu beobachtende Entwicklung: Kostenprüfungsverfahren nach dem GNotKG konzentrieren sich oftmals auf formelle Aspekte der Kostenrechnung, da diese regelmäßig leichter zu beurteilen sind als komplexe Fragen der Geschäftswertbestimmung.
VI. Fazit
Der Beschluss des OLG Karlsruhe, Beschluss vom 07.04.2025 – 19 W 51/24 (Wx) unterstreicht die zentrale Bedeutung der formellen Anforderungen an notarielle Kostenrechnungen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).
Die Entscheidung macht deutlich, dass eine Kostenrechnung nicht allein materiell zutreffend sein muss. Sie muss zugleich sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, um den Anforderungen des GNotKG zu genügen.
Fehlen diese Angaben, kann die Kostenrechnung formell unwirksam sein – selbst dann, wenn die zugrunde liegende Gebührenberechnung inhaltlich korrekt wäre.
Damit stärkt die Entscheidung einerseits die Transparenz und Kontrollfähigkeit im notariellen Kostenrecht und erinnert andererseits die notarielle Praxis daran, dass der formellen Ausgestaltung von Kostenrechnungen erhebliche rechtliche Bedeutung zukommt.