Steigender Zeitdruck, Fachkräftemangel und wachsende Anforderungen stellen Notariate vor neue Herausforderungen. Künstliche Intelligenz kann hier gezielt entlasten – vorausgesetzt, sie ist auf den Notariatsalltag zugeschnitten und bewegt sich in einem rechtssicheren Rahmen.
Genau an dieser Schnittstelle arbeiten NotarNow und der Deutsche Notarverlag zusammen. Während NotarNow mit KI:RSTEN eine spezialisierte Lösung für die Automatisierung und Unterstützung notarieller Abläufe entwickelt hat, bringt der Notarverlag seine umfassende juristische Fachkompetenz sowie prüfbare und zitierfähige Inhalte in die Anwendung ein. So entsteht eine Kombination aus technologischer Effizienz und verlässlicher Wissensbasis.
Im Interview gibt Tim Kahlhofen, Co-Founder & CEO von NotarNow, Einblicke in die Praxis: Er erläutert, in welchen Bereichen Notariate besonders schnell von KI profitieren, wie sich typische Arbeitsprozesse konkret verändern und welchen Mehrwert die Integration der Fachinhalte des Notarverlags bietet. Zudem spricht er darüber, wie Transparenz und Kontrolle sichergestellt werden und wie eine sinnvolle Zusammenarbeit zwischen KI, Mitarbeitenden und Notar im Alltag aussehen kann.
Herr Kahlhofen, in welchen Arbeitsbereichen merken Notariate durch den KI-Assistenten KI:RSTEN von NotarNow typischerweise als Erstes einen spürbaren Unterschied?
Wir haben KI:RSTEN bewusst als flexibel einsetzbares Tool entwickelt, das jedes Notariat nach eigenem Bedarf und eigenen Vorstellungen nutzen kann – von der Aktenanlage und Mandantenkommunikation über die Entwurfserstellung bis hin zur Abwicklung. Wichtig ist uns dabei zu betonen: KI:RSTEN ist eine Ergänzung zur Notarsoftware, kein Ersatz. Je nach Leistungsfähigkeit und Konfiguration der eingesetzten Software wird der Bedarf in den einzelnen Notarbüros unterschiedlich sein.
Einen spürbaren Mehrwert erleben die Notariate jedoch in jedem Fall sehr schnell bei der Aktenanlage und der Einholung von Dokumenten. Eingehende E-Mails und externe Formulare werden automatisch ausgelesen, in einen strukturierten Datensatz überführt und per Knopfdruck als neue Akte in der Notarsoftware angelegt. Grundbuch- und Registerauszüge lassen sich mit wenigen Klicks automatisch abrufen, auswerten und direkt in die Akte übernehmen.
Welche Aufgaben übernimmt die KI heute bereits zuverlässig im Alltag eines Notariats?
Viele Notariate haben KI bereits vor KI:RSTEN eingesetzt – meist mit allgemeinen Tools wie ChatGPT. Das grundsätzliche Problem: Diese Tools sind weder berufsrechts- noch datenschutzkonform. Mitarbeitende durften damit allenfalls anonymisierte Texte ohne jeden Klientenbezug verwenden – eine erhebliche Einschränkung im Notariatsalltag. Schnittstellen zur Notarsoftware oder zu Registern gab es ohnehin nicht.
KI:RSTEN schließt genau diese Lücke: Recherchen mit direktem Zugriff auf geprüfte Fachquellen, automatischer Dokumentenabruf ohne separate Logins, Aktenanlage per Knopfdruck und Entwurfsunterstützung auf Basis der vorliegenden Akteninformationen – alles in einem berufsrechtskonformen Rahmen. KI:RSTEN ist keine generische KI, die man für das Notariat zurechtbiegen muss, sondern eine spezialisierte Lösung, die von Anfang an für den Notariatsalltag entwickelt wurde.
Können Sie ein konkretes Praxisbeispiel schildern, wie sich ein typischer Vorgang durch den Einsatz von KI:RSTEN verändert?
Ein typisches Beispiel aus dem Immobilienrecht: Ein Makler schickt ein PDF mit den relevanten Objektdaten an das Notariat. Früher begann hier die manuelle Arbeit – Daten ablesen, abtippen, in die Notarsoftware übertragen, parallel das Grundbuch manuell heraussuchen, separat abrufen und die relevanten Grundbuchdaten ebenfalls von Hand übertragen.
Mit KI:RSTEN läuft das heute grundlegend anders. KI:RSTEN liest das eingehende Makler-PDF automatisch aus und überführt die enthaltenen Informationen in einen strukturierten Datensatz. Auf dieser Basis führt KI:RSTEN eine Eigentümerrecherche durch, findet das passende Grundbuch und ruft es ab. Das Grundbuch wird dann ebenfalls ausgelesen – inklusive Erkennung von Veränderungen und Löschungen.
Am Ende liegen alle relevanten Daten gebündelt vor: die Klientendaten aus dem Makler-PDF und die Grundbuchdaten in einem einzigen strukturierten Datensatz. Mit wenigen Klicks wird daraus eine neue Akte in der Notarsoftware angelegt. Was früher erheblich Zeit in Anspruch genommen hat, dauert mit KI:RSTEN nur wenige Minuten.
KI:RSTEN greift auf Inhalte des Deutschen Notarverlags zu. Welchen konkreten Mehrwert bietet diese Verbindung für die Praxis?
KI:RSTEN greift auf über 100 Fachbücher des Deutschen Notarverlags, den Infobrief notarbüro sowie sämtliche Ausgaben der Zeitschrift „notar“ zu. Das bedeutet, dass Mitarbeitende und Notare bei Rechtsfragen auf geprüfte, spezialisierte Fachinhalte zugreifen können, die im Notariatsalltag tatsächlich Bestand haben – und nicht auf das, was eine generische KI aus dem Internet zusammensucht. Besonders wichtig: KI:RSTEN verweist bei den Antworten direkt auf die konkrete Fundstelle, die sich mit einem Klick aufrufen und überprüfen lässt. Das schafft Transparenz und gibt die Sicherheit, eine KI-Aussage im Zweifel selbst nachvollziehen und verifizieren zu können.
Wie stellen Sie sicher, dass KI:RSTEN bei Rechtsänderungen, neuen Formularanforderungen oder geänderter Praxis zeitnah aktuell bleibt? Welche Rolle spielt der Notarverlag dabei?
NotarNow hat das Ohr sehr nah am Markt. Wir arbeiten eng mit einer Vielzahl von Partnernotaren zusammen, die uns direkt aus der Praxis berichten – über neue Anforderungen und aktuelle Rechtsentwicklungen. Diese Rückkopplung erreicht uns oft früher als andere und fließt unmittelbar in die Weiterentwicklung von KI:RSTEN ein.
Darüber hinaus profitiert KI:RSTEN von der Partnerschaft mit dem Deutschen Notarverlag. Die eingebundenen Fachinhalte werden vom Verlag kontinuierlich aktualisiert, sodass die juristische Wissensbasis von KI:RSTEN immer dem aktuellen Stand der Literatur und Rechtsentwicklung entspricht – ohne dass das Notariat selbst dafür etwas tun muss.
Welche Qualitäts- und Prüfmechanismen geben Notariaten Sicherheit, wenn die KI einmal nicht richtig liegen sollte?
KI macht Fehler – das ist eine Tatsache, mit der wir offen umgehen. Deshalb gilt bei KI:RSTEN ein klares Prinzip: Der Mensch entscheidet und kontrolliert. KI:RSTEN unterstützt und beschleunigt – aber die finale Verantwortung liegt immer beim Notar oder den Mitarbeitenden.
Um diese Kontrolle zu ermöglichen, ist KI:RSTEN konsequent auf Transparenz ausgelegt – und das über alle Funktionsbereiche hinweg. Bei der juristischen Recherche wird jede Antwort mit der konkreten Fundstelle unterlegt, die sich mit einem Klick aufrufen und überprüfen lässt. Bei der Grundbuchauslese wird das Original-PDF direkt neben dem Ausleseergebnis angezeigt, sodass jede extrahierte Information sofort gegen das Original geprüft werden kann. Und auch bei Behördenauskünften oder der Prüfung von Vorkaufsrechten werden die Ergebnisse durch direkte Links zur jeweiligen Quelle untermauert.
Das Ziel ist immer dasselbe: KI:RSTEN liefert ein Ergebnis – aber der Mensch kann es jederzeit nachvollziehen, hinterfragen und gegebenenfalls korrigieren.
Wie sieht die ideale Zusammenarbeit zwischen KI, Mitarbeitenden und Notar aus?
Die ideale Zusammenarbeit lässt sich mit einem Satz beschreiben: Die KI übernimmt die Routine – damit Mitarbeitende und Notar sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
KI:RSTEN erledigt die wiederkehrenden, zeitintensiven Aufgaben: Dokumente abrufen, Daten auslesen, Akten anlegen, Register überwachen. Gerade die Mitarbeitenden gewinnen dadurch spürbar Zeit zurück – für Aufgaben, die wirklich menschliche Kompetenz erfordern: die Kommunikation mit Klienten, die Vorbereitung komplexer Vorgänge, die Qualitätsprüfung.
Der Notar behält die Letztverantwortung – und profitiert dabei von einem entscheidenden Vorteil: Was bisher erst beim Notar unter vier Augen kam, wird nun schon vorher nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft – durch KI:RSTEN und den Mitarbeitenden gemeinsam. Der Notar stützt sich damit auf eine bereits vorgeprüfte Grundlage, was seine Arbeit erleichtert und die Qualität insgesamt erhöht.
Unsere Erfahrung zeigt: Mitarbeitende, die mit KI:RSTEN arbeiten, sind begeistert – weil sie endlich wieder Zeit für Aufgaben haben, die Freude machen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist qualifiziertes Personal wertvoller denn je. KI:RSTEN stärkt dieses Team – indem sie Routinen übernimmt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt.
Was würden Sie Notariaten raten, die sich mit dem Einsatz von KI beschäftigen, aber noch zögern?
Mein Rat: Fangen Sie an – und fangen Sie klein an. Es geht nicht darum, das gesamte Notariat von heute auf morgen umzustellen. Starten Sie mit einem konkreten Anwendungsfall, der Sie im Alltag besonders viel Zeit kostet – sei es die Grundbuchauslese, die Aktenanlage oder die Mandantenkommunikation. Sammeln Sie Erfahrungen, bauen Sie Vertrauen auf – und Sie werden schnell merken, dass der nächste Schritt von selbst kommt.
KI:RSTEN ist dabei eine echte Chance, auf die Herausforderungen zu reagieren, mit denen Notariate heute konfrontiert sind: Fachkräftemangel, steigende fachliche Anforderungen und wachsende bürokratische Pflichten – etwa durch die kommende EU-Geldwäscheverordnung. Wer KI:RSTEN einsetzt, gewinnt genau dort Kapazität zurück, wo sie am dringendsten gebraucht wird – und ist gleichzeitig bestens aufgestellt für das, was noch kommt.
Vielen Dank, Herr Kahlhofen, für die Einblicke in die konkrete Anwendung von KI im Notariat und in die Einbindung fachlich geprüfter Inhalte.
Das Interview führte Julia Schmidt
„Wir freuen uns über die Kooperation mit NotarNow. Die Fachinhalte des Deutschen Notarverlags sind exakt dort, wo sie hingehören: Ohne Medienbruch direkt abrufbar in der Arbeitsumgebung im Notariat“.
– Dennis Flohr, Leitung Deutscher Notarverlag