Notaranderkonto Schritt für Schritt: Ablauf, Fristen und Abrechnung im Notarbüro

Die für das Notaranderkonto maßgeblichen Regeln finden sich insbesondere in BeurkG, NotAktVV, DONot und GNotKG; hinzu kommen je nach Fall geldwäscherechtliche Vorgaben. Im Notarbüro werden sie aber nicht in dieser Reihenfolge gebraucht, sondern entlang der Abwicklung — von der Entscheidung im Entwurf bis zur Ablage in der Nebenakte. Dieser Leitfaden bringt sie in die praktische Ordnung und benennt die Stellen, an denen es erfahrungsgemäß klemmt.

Freitagnachmittag, die Beurkundung ist für Montag terminiert, der Entwurf liegt bei den Beteiligten. Dann der Anruf: Der Verkäufer will die Schlüssel schon vor vollständiger Kaufpreiszahlung übergeben — aber nicht ungesichert. Aus der geplanten Direktzahlung wird eine Abwicklung über ein Notaranderkonto.

Diese Situation kennt man im Notariat. Sie ist unangenehm, aber beherrschbar — wenn klar ist, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind und welche Punkte in Vertrag, Verwahrungsanweisung und Vollzug jetzt angepasst werden müssen.

1. Wann das Anderkonto das richtige Mittel ist

Der Notar darf Geld zur Verwahrung nur entgegennehmen, wenn ein berechtigtes Sicherungsinteresse besteht, ihm ein Verwahrungsantrag mit hinreichend bestimmter Verwahrungsanweisung vorliegt und er beides angenommen hat (§ 57 Abs. 2 BeurkG). Die Anweisung muss außerdem einer ordnungsgemäßen Geschäftsabwicklung und dem Sicherungsinteresse aller am Verwahrungsgeschäft beteiligten Personen genügen (§ 57 Abs. 3 BeurkG). Erst dann greift die Durchführungsvorschrift: Anvertraute Gelder sind unverzüglich einem Sonderkonto für fremde Gelder zuzuführen; auch vorübergehend dürfen sie nicht über ein sonstiges Konto des Notars oder eines Dritten laufen (§ 58 Abs. 1 BeurkG).

Ob das berechtigte Sicherungsinteresse vorliegt, beurteilt der Notar — und der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass dieser Beurteilungsspielraum nur eingeschränkt durch die Kammer oder gerichtlich überprüfbar ist (BGH, 16.11.2020 – NotSt (Brfg) 2/19). Eine saubere Dokumentation des konkreten Sicherungsinteresses macht diese Beurteilung nachvollziehbar und trägt zur Rechtssicherheit bei.

Typische Fallgruppen, in denen ein berechtigtes Sicherungsinteresse besteht (vgl. Winkler, BeurkG, 21. Aufl. 2023, § 57 Rn. 16 ff.):

• Vorleistungsrisiko einer Vertragspartei, etwa wenn Besitz oder Schlüssel bereits vor vollständiger Kaufpreiszahlung übergeben werden sollen
• besondere Ablösungssituationen, in denen eine gewöhnliche Direktzahlung an abzulösende Grundpfandgläubiger das konkrete Sicherungsinteresse nicht ausreichend abbildet
• mehrere Grundpfandgläubiger, wenn deren Treuhandauflagen und Zahlungen nicht praktikabel durch Direktzahlungen koordiniert werden können
• Verwahrung vor Eintragung von Vormerkung oder Finanzierungsgrundschuld, wenn im konkreten Fall ein besonderes Sicherungsproblem besteht, etwa weil die Löschung einer bereits eingetragenen Vormerkung im Scheiterfall nicht hinreichend gesichert wäre

Ein Klassiker aus der Praxis: der verlorene Grundschuldbrief. Solange der Brief nicht vorliegt, lässt sich die Briefgrundschuld regelmäßig nicht löschen, und die Kraftloserklärung im Aufgebotsverfahren kann sich über Monate ziehen. Je nach Gestaltung kann der Kaufpreis oder ein zur Absicherung ausreichender Teilbetrag in der Zwischenzeit verwahrt werden; ausgezahlt wird erst, wenn die vereinbarten Voraussetzungen für die Lastenfreistellung erfüllt sind. Ohne eine passende Sicherungslösung kann sich die Abwicklung in dieser Lage erheblich verzögern.

Kein berechtigtes Sicherungsinteresse begründet dagegen der bloße Wunsch der Beteiligten nach einer als sicherer empfundenen Abwicklung.

2. Der Wechsel kurz vor dem Termin: fünf Punkte, die zusammenspielen

Wird von Direktzahlung auf Anderkonto umgestellt — oder umgekehrt —, genügt es nicht, nur den Zahlungsweg auszutauschen. Fünf Punkte in Vertrag, Verwahrungsanweisung und Vollzug hängen zusammen:

1. Zahlungsweg. Direktzahlung Käufer an Verkäufer wird zur Einzahlung auf das Anderkonto. Wichtig ist, das passende Muster zu verwenden und nicht lediglich eine Direktzahlungsklausel zu überschreiben — beide Modelle folgen einer eigenen Regelungslogik.
2. Fälligkeits- und Auszahlungslogik. Bei Direktzahlung zahlt der Käufer nach Eintritt der vertraglichen Fälligkeitsvoraussetzungen und regelmäßig nach Fälligkeitsmitteilung des Notars. Beim Anderkonto tritt eine zweite Stufe hinzu: Die Einzahlung erfolgt nach den vereinbarten Bedingungen, die Auszahlung erst, wenn die in der Verwahrungsanweisung bestimmten Auszahlungsvoraussetzungen erfüllt sind.
3. Ablösungen und ihre Reihenfolge. Sind Grundpfandrechte abzulösen und sieht die Verwahrungsanweisung Auszahlungen an Gläubiger vor, müssen Empfänger, Beträge beziehungsweise deren Bestimmbarkeit und die Auszahlungsreihenfolge klar festgelegt sein. Die Verwahrungsanweisung kann Bestandteil der Urkunde sein, muss es aber nicht (§ 57 Abs. 4 und 5 BeurkG).
4. Kostenklausel. Die Abwicklung über ein Anderkonto löst zusätzliche notarielle Gebühren und gegebenenfalls Auslagen aus. Wer diese im Innenverhältnis tragen soll, sollte klar geregelt werden; die gesetzliche Kostenschuld richtet sich unabhängig davon nach dem GNotKG.
5. Mitteilungen. Käufer, finanzierende Bank und gegebenenfalls abzulösende Gläubiger brauchen die neuen Kontodaten und die für ihre Zahlung relevanten Bedingungen. Je früher diese Informationen vorliegen, desto weniger Rückfragen entstehen am Fälligkeitstag.

IBAN und Name der kontoführenden Bank müssen den Einzahlenden rechtzeitig mitgeteilt werden. Die Kontodaten können bereits in die Urkunde oder Verwahrungsanweisung aufgenommen werden; eine allgemeine Pflicht, sie in die Beurkundungsniederschrift aufzunehmen, besteht jedoch nicht. Wird das Anderkonto erst nach der Beurkundung eröffnet, sind die erforderlichen Kontoangaben nachträglich mitzuteilen.

3. Das Notaranderkonto eröffnen: der Regelfall und der Ausnahmefall

Das Notaranderkonto wird im Namen des Notars in seiner Amtseigenschaft geführt. Für die Kontoeröffnung benötigt das Kreditinstitut neben den Angaben zum Notar die für seine geldwäscherechtliche Prüfung erforderlichen Angaben zu den Beteiligten und den wirtschaftlich Berechtigten.

Der Regelfall ist fachlich unkompliziert — organisatorisch kann er je nach Kreditinstitut dennoch manuelle Schritte, Papierformulare oder Rückfragen enthalten. Dadurch kann zwischen Anfrage und nutzbarer IBAN Zeit vergehen. Wer die fünf Punkte in einer Stunde anpassen kann, aber tagelang auf die Kontodaten wartet, verschiebt den Beurkundungstermin. Bei dem auf Notariate spezialisierten Bankinganbieter KanzleiBanking läuft die Kontoeröffnung vollständig digital; die IBAN steht regelmäßig innerhalb weniger Minuten zur Verfügung — auch kurzfristig vor der Beurkundung.

Rückfragen entstehen typischerweise dann, wenn übermittelte Daten unvollständig oder fehlerhaft sind oder wenn die Fallkonstellation tatsächlich komplex ist — etwa bei mehreren Jurisdiktionen oder verschachtelten Fonds- und Beteiligungsstrukturen über verschiedene Staaten. Dann muss die geldwäscherechtliche Prüfung die Eigentums- und Kontrollstruktur belastbar nachvollziehen; das lässt sich nicht durch ein Standardformular ersetzen.

Gerade bei komplexen Beteiligungsstrukturen wird die Qualität der Unterstützung der Bank spürbar. Je nach Kreditinstitut können Rückfragen in mehreren schriftlichen Schleifen laufen. KanzleiBanking bietet für die Erfassung der wirtschaftlich Berechtigten und die bankseitige geldwäscherechtliche Prüfung eine persönliche Beratung durch Ansprechpartner an, die die notarielle Perspektive kennen. Das kann zusätzliche Korrespondenzschleifen vermeiden.

4. Der Ablauf in fünf Phasen

Zum Mitnehmen: Die fünf Phasen mit allen Prüfpunkten, Fristen und Normverweisen haben wir gemeinsam mit praxiserfahrenen Notarfachangestellten in einem Kompakt-Wissen für den Schreibtisch zusammengestellt. Sie können es hier herunterladen: Zum PDF „NotarAnderkonto Kompakt-Wissen“

5. Buchen: die drei Stellen, an denen es klemmt

Phase 3 verursacht in der Praxis die meisten Herausforderungen, hier lohnt sich besondere Aufmerksamkeit:

Die Frist. Jede Einnahme und jede Ausgabe ist unverzüglich unter Angabe der Buchungsnummer in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen (§ 25 Abs. 2 S. 1 NotAktVV). Für die unverzügliche Eintragung ist in der Praxis die Kenntnis des Notars vom Wertzufluss maßgeblich. Deshalb sollte organisatorisch sichergestellt sein, dass Zahlungseingänge zuverlässig und zeitnah erkannt werden. Bei KanzleiBanking erhalten Sie in Echtzeit eine automatische Benachrichtigung über jeden Geldfluss. Bei anderen Anbietern muss das Konto regelmäßig kontrolliert werden.

Die Angaben zur Buchung. Zu jeder Einnahme ist anzugeben, wer die auftraggebende Person ist, zu jeder Ausgabe, wer die empfangende Person ist. Ist an einer Einnahme oder Ausgabe eine dritte Person unmittelbar beteiligt, soll auch diese eingetragen werden (§ 25 Abs. 3 NotAktVV).

Der Belegnachweis. Kontoauszüge sind mit der Massenummer zu versehen, Belege für Einnahmen und Ausgaben jeweils mit Massenummer und Buchungsnummer (§ 41 Abs. 4 S. 1 und 2 NotAktVV). Für Ausgaben durch Überweisung verlangt § 10 Abs. 4 DONot grundsätzlich eine Ausführungsbestätigung des Kreditinstituts. KanzleiBanking stellt Notariaten sämtliche Bestätigungen und Nachweise rechtskonform und zum sofortigen Herunterladen im Online-Banking bereit.

6. Abrechnen: Notargebühr oder Auslage?

Zwei Positionen, die regelmäßig verwechselt werden.

Die Notargebühr. Für die Verwahrung fällt nach Nr. 25300 KV GNotKG eine 1,0-Verwahrungsgebühr je Auszahlung an. Der Geschäftswert bestimmt sich nach der Höhe des jeweils ausgezahlten Betrags (§ 124 GNotKG). Soweit der Auszahlungsbetrag 13 Mio. EUR übersteigt, sieht Nr. 25300 KV GNotKG eine besondere Berechnung vor. Wer die Kosten schuldet, richtet sich nach §§ 29 ff. GNotKG; eine vertragliche Kostenverteilung zwischen den Beteiligten kann davon im Innenverhältnis abweichen.

Die Bankgebühren. Kontoführungs- und Transaktionsgebühren des Kreditinstituts schuldet zunächst der Notar gegenüber der Bank. Soweit der Notar sie aufgrund eines ausdrücklichen Auftrags und für Rechnung eines Beteiligten verauslagt, kommen sie als sonstige Aufwendungen nach Nr. 32015 KV GNotKG in Betracht. Im Gegensatz zu den meisten Banken entfällt bei KanzleiBanking die Kontoführungsgebühr und auch SEPA-Überweisungen sind kostenfrei. Das spart Ihnen Abrechnungsaufwand und Ihren Mandanten Geld.

7. Was in die Verwahrungsnebenakte gehört

Zu jedem Verwahrungsgeschäft ist eine eigene Nebenakte zu führen; Sammelakten sind hier nicht zulässig (§ 41 Abs. 1 NotAktVV). Hinein gehören insbesondere (§ 41 Abs. 2 NotAktVV):

• sämtliche Verwahrungsanträge und -anweisungen
• die Treuhandaufträge und Verwahrungsanweisungen
• Änderungen oder Ergänzungen von Verwahrungsanweisungen und Treuhandaufträgen
• Annahmeerklärungen
• Belege, Kontoauszüge und Abschriften von Abrechnungen und Kostenberechnungen

Sämtliche Nebenakten zu laufenden Verwahrungsgeschäften sind grundsätzlich einheitlich zu führen — entweder in Papierform oder elektronisch.

Und eine echte Erleichterung, die oft übersehen wird: Kontoauszüge und sonstige Mitteilungen von und an Kreditinstitute, die die Führung der Notaranderkonten betreffen, müssen nicht in der Nebenakte aufbewahrt werden, wenn sie elektronisch im Verwahrungsverzeichnis gespeichert sind (§ 41 Abs. 5 S. 1 NotAktVV). Wer den Belegfluss digital organisiert, spart sich damit einen erheblichen Teil der Papierablage.

Was sich davon digital abbilden lässt

Die Bundesnotarkammer hat mit ihrem Rundschreiben Nr. 9/2022 die elektronische Notaranderkontenführung unter den dort beschriebenen Bedingungen ermöglicht. KanzleiBanking hat den Anderkontenprozess auf dieser Grundlage vollständig digitalisiert: Kontoeröffnung online mit kurzfristig verfügbarer IBAN, Benachrichtigung bei Zahlungseingang und vorbereitete Dokumente für die Abrechnung nach § 10 Abs. 5 DONot. Über die XNP-Anbindung lässt sich die Verwahrungsmasse für das Verwahrungsverzeichnis per Import mit wenigen Klicks anlegen, ohne die Daten & Zahlungsflüsse ein zweites Mal manuell erfassen zu müssen.

Kontoführende Bank ist die Vereinigte Volksbank Raiffeisenbank eG. Sie ist der amtlich anerkannten BVR Institutssicherung GmbH und zusätzlich der freiwilligen Sicherungseinrichtung des Bundesverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e. V. angeschlossen.

Hinweis: Jedes Notariat und jeder Mandant arbeitet anders; einzelne Prozessschritte können daher abweichen. Der Leitfaden bildet die grundsätzliche Struktur der Abwicklung ab und ersetzt nicht die eigene Prüfung.